Gala dinner là gì? Xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner

Gala dinner là gì? Gala dinner là một chương trình sự kiện được tổ chức kết hợp với tiệc tối, thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt của một tổ chức, như các buổi ăn mừng, khen thưởng nội bộ, liên hoan hoặc tri ân khách hàng. Bài viết hôm nay hãy cùng Cửu Long Media tìm hiểu xem gala dinner là gì? và cách xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner nhé!

Gala dinner là gì?

Gala dinner là một chương trình sự kiện được tổ chức kết hợp với tiệc tối, thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt của một tổ chức, như các buổi ăn mừng, khen thưởng nội bộ, liên hoan hoặc tri ân khách hàng.

Đặc điểm của Gala dinner:

• Kết hợp tiệc tối và hoạt động giải trí: Gala dinner không chỉ đơn giản là một bữa ăn, mà còn có các hoạt động giải trí như văn nghệ, ca hát, mini game, trao thưởng,…
• Diễn ra vào buổi tối: Gala dinner thường được tổ chức vào buổi tối để tạo bầu không khí sang trọng, ấm cúng và sôi động.
• Số lượng khách mời lớn: Gala dinner thường có số lượng khách mời lớn, từ vài chục đến vài trăm người.
• Mục đích: Gala dinner có thể được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau như:
  • Kỷ niệm thành lập: Gala dinner là dịp để các tổ chức kỷ niệm ngày thành lập, nhìn lại chặng đường đã qua và hướng đến tương lai.
  • Tổng kết hoạt động: Gala dinner là dịp để các tổ chức tổng kết hoạt động trong năm, khen thưởng nhân viên xuất sắc và đề ra mục tiêu cho năm tiếp theo.
  • Tri ân khách hàng: Gala dinner là dịp để các tổ chức tri ân khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua.
  • Gắn kết tinh thần: Gala dinner là dịp để các thành viên trong tổ chức giao lưu, gắn kết tinh thần đoàn kết và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhau.

Các loại hình gala dinner phổ biến

• Gala dinner tri ân khách hàng: Loại hình này thường được tổ chức để tri ân những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trong suốt thời gian qua.

• Gala dinner khen thưởng nhân viên: Loại hình này thường được tổ chức để khen thưởng những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc.

• Gala dinner tổng kết hoạt động: Loại hình này thường được tổ chức vào cuối năm để tổng kết hoạt động của doanh nghiệp trong năm qua.

• Gala dinner chào đón năm mới: Loại hình này thường được tổ chức vào dịp Tết Nguyên Đán để chào đón năm mới.

Xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner

I. Xác định mục tiêu và nội dung

1. Mục tiêu:
   • Kỷ niệm thành lập công ty/Khai trương chi nhánh mới/Tổng kết cuối năm/Tri ân khách hàng/Ra mắt sản phẩm mới/…
   • Nâng cao hình ảnh thương hiệu/Gắn kết tinh thần đồng đội/Kích thích tinh thần làm việc/Thu hút khách hàng tiềm năng/…
2. Nội dung:
   • Tiệc tối sang trọng
   • Chương trình văn nghệ đặc sắc
   • Trao giải thưởng/Bốc thăm trúng thưởng/Hoạt động giao lưu/Tri ân khách hàng/…

II. Lên kế hoạch chi tiết

1. Thời gian và địa điểm:
   • Xác định thời gian phù hợp (thường vào buổi tối) và địa điểm tổ chức (sang trọng, lịch sự, có sức chứa phù hợp).
2. Danh sách khách mời:
   • Lập danh sách khách mời bao gồm lãnh đạo công ty, cán bộ nhân viên, khách hàng tiềm năng, đối tác quan trọng/…
3. Kinh phí:
   • Dự trù kinh phí cho các hạng mục: địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, thực đơn, chương trình văn nghệ, quà tặng/…
4. Chương trình:
   • Lên kịch bản chi tiết cho chương trình, bao gồm:
     • Mở màn
     • Tiệc tối
     • Chương trình văn nghệ
     • Trao giải thưởng/Bốc thăm trúng thưởng/Hoạt động giao lưu/…
     • Bế mạc
5. Trang trí:
   • Xác định chủ đề trang trí phù hợp với mục tiêu và nội dung của Gala dinner.
   • Sử dụng các vật liệu trang trí sang trọng, lịch sự, tạo không gian ấm cúng, ấn tượng.
6. Âm thanh ánh sáng:
   • Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, đảm bảo chất lượng tốt nhất.
   • Âm nhạc phù hợp với không khí và chương trình của Gala dinner.
7. Thực đơn:
   • Lựa chọn thực đơn sang trọng, đa dạng, đáp ứng sở thích của nhiều đối tượng khách mời.
   • Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
8. Nhân sự:
   • Thuê nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, lịch sự, có kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
   • Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên.
9. Marketing và truyền thông:
   • Quảng bá thông tin về Gala dinner qua các kênh truyền thông: website, mạng xã hội, email, banner quảng cáo/…
   • Tạo sự thu hút và mong đợi cho khách mời.

III. Chuẩn bị và tổ chức

1. Chuẩn bị:
   • Hoàn tất các thủ tục cần thiết: xin giấy phép tổ chức sự kiện, ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ/…
   • Chuẩn bị các vật dụng cần thiết: backdrop, banner, standee, quà tặng/…
   • Hướng dẫn cụ thể cho nhân viên về nhiệm vụ và quy trình tổ chức sự kiện.
2. Tổ chức:
   • Đón tiếp khách mời, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi.
   • Mở màn chương trình, giới thiệu mục đích và ý nghĩa của Gala dinner.
   • Tiến hành các hoạt động theo kịch bản đã được chuẩn bị.
   • Trao giải thưởng/Bốc thăm trúng thưởng/Hoạt động giao lưu/…
   • Bế mạc chương trình, cảm ơn khách mời đã tham dự.

Hy vọng bài viết này đã mang đến cho mọi người gala dinner là gì? và cách xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner!

Tham khảo thêm những kiến khác về quay chụp ngoại cảnh, Team Buiding, Quay chụp Gala Dinner các bạn có thể truy cập thêm trên Fanpage hoặc Youtube để tìm hiểu thêm nhé.